Simplicity

Penerapan ICT atau Information Communication Technology pada suatu corporate business sudah menjadi sebuah kebutuhan primer yang sulit dihindarkan. Perggunjingan mengenai permasalahan time and cost dalam menerapkan IT pun telah menjadi topic menarik untuk didiskusikan. Namun, pada akhirnya, penerapan ICT ada suatu perusahaan akan memberikan hasil yang optimal dengan perhitungan teknis yang sangat matang, dimulai dari perencanaan, proses trial, implementasi dan evaluasi.

Pada kesempatan ini, kita akan mencoba membahas penerapan ICT pada perusahaan manufaktur yang pernah kami lakukan.  Perusahaan ini bergerak dibidang manufaktur – plastic molding injection, yang memproduksi bahan mentah (plastic) menjadi barang jadi, contohnya part-part mobil (bumper,grill,dsb) dan motor, untuk dijual ke automotive group seperti: AHM, ADM, HPM, KTB, Yamaha, dsb untuk dirakit.

ICT  yang akan diterapkan di perusahaan ini adalah penerapan software system yang terintegrasi untuk menunjang kinerja perusahaan. Sebelumnya, perusahaan ini sudah menggunakan software yang dibangun sendiri untuk memenuhi kebutuhan bisnisnya. Tetapi karena ruang lingkup bisnisnya berkembang, maka tuntutan akan sarana pendukungnya juga bertambah.

Keputusan untuk merenovasi software system yang sudah ada, di trigger oleh ketidakmampuan system untuk memberikan jawaban untuk sebuah permintaan dengan cepat, dan hal ini sering terjadi dan kasusnya terus berkembang. Contohnya: system tidak dapat memberikan invoice report yang dapat memunculkan beberapa informasi sales order & surat jalan yang diminta oleh user dalam waktu relative cepat, karena invoice, sales order dan surat jalannya dibuat dengan foxpro dan tidak dirancang easy-custom.

Strategy yang dilakukan untuk membuat system baru adalah membuat system yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, reliable, mudah di custom, mudah dimaintain dan dapat berinteraksi dengan system lain. Study case dilakukan pada setiap divisi untuk mendapatkan kebutuhan input dan output yang akan dibuat di system.

Prosedur dalam penyampaian produk dan service kepada para supplier dan customer, secara konsep tidak berubah. Hanya saja, prosedur administrasi berubah sesuai dengan policy atau kebijakan baru, yang dibuat dengan tujuan ketertiban & security system. Contohnya, pada modul procurement, pada saat user membuat purchase request, maka akan ada user akan menerima request number, request akan dianalisa dulu oleh atasannya. Jika setuju, maka request akan diposting, dan diterima oleh staf purchasing. Jadi ada tambahan proses-proses approval didalam system. Perubahan service yang menguntungkan juga dirasakan oleh supplier dan customer. Mereka dapat mengakses informasi status bid, mencari informasi tentang produk-produk terbaru, dan sebagainya.

Langkah-langlah yang dilakukan dalam persiapan pembuatan system ini, dimulai dari: Survey internal perusahaan dengan masing-masing departemen, untuk menganalisa keperluan dan kepentingan setiap departemen, dan menganalisa kekurangan dan kelebihan system lama agar dapat diperbaiki pada system yang baru. Mencari vendor software yang dapat dipercaya, dan menjaga hubungannya agar tetap baik, sehingga dapat memberikan keuntungan tambahan diluar ekspectasi, seperti cost-free untuk mendapatkan tools tambahan, dan penawaran-penawaran lain. Melakukan backup database, dan membuat program kecil atau converter untuk mempermudah migrasi data. Melakukan customization pada sytem yang sudah dibeli, untuk disesuaikan dengan lingkungan bisnis diperusahaan.

Dalam implementasinya, diperlukan sarana tambahan untuk mendukung jalannya system ini, mencakup hardware dan software. Hardware seperti pc-client tidak perlu diganti, networking juga menggunakan sarana yang ada, hanya saja perlu menambahkan server baru yang mendukung systemnya.

Sumber daya manusia untuk menjalankan system ini, tentunya harus menyesuaikan system yang ada. Labor yang ada dapat di-training secara intensive untuk dapat menggunakannya. Team trainer juga sudah disiapkan untuk menjadwalkan training kepada setiap departemen. User interface juga sudah dibuat semaksimal mungkin untuk memudahkan user dalam menggunakannya.

Penerapan system baru bagi para supplier dan pelanggan berdampak positif bagi perusahaan. Terlihat pada proses bid yang berjalan lebih lancar dan tertib, karena supplier dapat melihat status mereka melalui web, dan ketika sampai di office, mereka dituntut untuk menggunakan system antrian untuk memperoses tender mereka. Begitu juga bagi para pelanggan, mereka dapat mengecek produk baru perusahaan, mendownload catalog gratis melalui web, dan diberikan akses ftp bagi konsumen yang memerlukan transportasi data dalam jumlah besar, seperti file-file drawing part design.

Pada akhirnya, implementasi system baru ini berjalan dengan lancar, meskipun diperjalanannya mengalami pro dan kontra. Tetapi dengan perencanaan teknis, budget, koordinasi, support, dan sosialisasi yang baik dan focus untuk tujuan bersama, barang baru ini telah menjadi inovasi yang dapat diterima dan berjalan sesuai harapan perusahaan, bahkan memberikan kontribusi yang baik dalam kinerja perusahaan.